Les derniers textes et réformes, notamment la circulaire de la Sécurité Sociale du 30 janvier 2009, qui exigeaient une mise en conformité des contrats collectifs santé, prévoyance et retraite, avant ce début d’année 2010, avaient d’ores et déjà accentué les obligations des employeurs sur leur devoir de conseil et l’obligation d’information. Le maintien des avantages fiscaux et sociaux peut aujourd’hui être remis en cause si les contrats ne sont pas en conformité.
Nous vous proposons un tour d’horizon des obligations de l’employeur, en tant que souscripteur d’assurance de groupe, lors de la mise en place et de la modification du régime ainsi que pour la portabilité des garanties.
Nous reviendrons sur différents arrêts et cas de jurisprudence qui viennent rappeler aux entreprises, depuis le mois de mars, les conséquences financières des manquements à ces obligations.
Formalisme de mise en place et modification du régime
Lors de la mise en place d’un régime collectif de frais médicaux, prévoyance ou retraite, l’obligation d’information incombe à l’employeur. Il doit soit :
- soumettre le régime à l’avis du comité d’entreprise ou d’établissement dans le cas d’un référendum ratifié par 50% de l’effectif intéressé,
- en cas de décision unilatérale, remettre un écrit aux intéressés avec information préalable des institutions représentatives du personnel.
Ce formalisme est essentiel car en cas de contrôle, le chef d’entreprise doit produire les différentes copies correspondant au mode de mise en place choisi : copie de l’accord et le récépissé du dépôt à la direction départementale de l’emploi et de la formation professionnelle, copie du projet d’accord et le procès verbal de ratification, copie de l’écrit remis aux salariés et le justificatif de modalité de remise de cet écrit.
Dans tous les cas - accord d’entreprise, référendum ou décision unilatérale -, le chef d’entreprise a l’obligation de diffuser une notice d’information (article 12 – Loi Evin du 31/12/1989) à l'ensemble des bénéficiaires du régime mis en place. Cette notice rédigée par l'organisme assureur doit préciser les garanties prévues au contrat et leurs modalités d'application.
L’employeur doit aussi informer par écrit les salariés de toute modification affectant le régime quel qu’en ait été son mode de mise en place.
Portabilité des garanties
L’arrêté d’extension du 7 octobre 2009, de l’avenant n° 3 du 18 mai à l'accord national interprofessionnel sur la modernisation du marché du travail du 11 janvier 2008, a été publié au Journal Officiel du 15 octobre 2009.
Il rend obligatoire le dispositif de portabilité des droits des salariés pour toutes les entreprises adhérentes ou non à un syndicat ou une organisation patronale représentative membre du MEDEF, de la CGPME ou de l’UPA (sauf les entreprises agricoles et les professions libérales qui ne rentrent pas dans le champ d’application).
Pour rappel, le dispositif de la portabilité des droits s’adresse aux anciens salariés dont le contrat de travail a été rompu (pour un motif autre qu’une faute lourde) et qui bénéficient d’allocation chômage du fait de cette rupture. L’ancien salarié doit avoir été couvert par le régime collectif prévoyance et/ou santé de l’ancien employeur lorsqu’il était en poste. Les textes prévoient l’obligation pour l’employeur de maintenir aux salariés privés d’emploi les garanties, pour une durée égale à la durée du dernier contrat de travail du salarié, appréciée en mois entiers, dans la limite de 9 mois.
L’employeur engage ainsi sa responsabilité sur la mise en place du dispositif de portabilité des droits des salariés dans son entreprise. Il relève donc de ses prérogatives :
- de modifier le régime d’entreprise (accord d’entreprise, référendum, décision unilatérale) pour y introduire le maintien des droits et les conditions de financement ;
- l’information des salariés ;
- le recueil de la demande de portabilité des garanties de l’ex salarié, ou de sa renonciation au dispositif ;
- la transmission du bulletin individuel de demande de portabilité des garanties de l’ex salarié à son organisme assureur ;
- le paiement de la cotisation.
Mise en cause de la responsabilité de l’employeur
L’obligation d’information et le devoir de conseil de l’employeur ne reposent pas uniquement sur la simple remise de la notice d’information à ses salariés assurés.
Une décision du 17 mars 2010 de la Cour de cassation est venue rappeler aux employeurs les conséquences financières des manquements à leur obligation d’information des salariés sur les garanties souscrites et les modalités d’entrée en vigueur (article L. 141-4 du code des assurances et L. 932-6 CSS).
Une entreprise a changé de société d’assurance pour un contrat groupe prévoyance incluant de l’invalidité. Le nouveau contrat abaisse l’âge maximal de prise en charge des salariés en invalidité de 65 à 60 ans.
Un salarié, classé à l’origine en invalidité, a ensuite été licencié pour inaptitude. Estimant avoir été victime d’un manque préjudiciable d’information sur les garanties du nouveau contrat, il a assigné devant la juridiction prud’homales son employeur en tant que souscripteur du contrat d’assurance de groupe. Il a demandé à ce dernier d’être indemnisé des préjudices estimés. Il prétend avoir eu une information incomplète et tardive l’ayant amené à ignorer l’étendue de ses droits à un moment utile. Il aurait ainsi pu souscrire un contrat complémentaire pour pallier cette modification de garanties.
L’entreprise a été tenue de verser 80 000 euros à titre de dommages et intérêts. Dans cette affaire, selon la Cour de cassation qui a confirmé la décision de la cour d’appel, l’employeur aurait du faire connaître de manière très précise ses droits et obligations aux salariés ainsi que les modifications ultérieures du contrat.
D’autres cas illustrent aussi bien l’évolution de l’obligation de conseil et d’information de l’employeur. Par exemple, la Haute Juridiction a reproché à une entreprise de ne pas avoir relancé une salariée, en arrêt de travail et licenciée pour faute grave, qui ne lui avait pas remis les documents nécessaires pour être indemnisée.
Cet arrêt est important notamment par rapport au dispositif de portabilité et demande à tous les employeurs d’être vigilants sur le suivi des anciens salariés bénéficiant des garanties collectives.
ALP, mieux écoutés, mieux protégés.
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